昨晚接到一通電話後,我開始決定整理我的辦公室。一直到昨天深夜,我完成了第一階段的整理,清出了兩大堆要丟掉的東西(文件、書籍、資料、...);今天下午,從台北開完會後我又繼續我的第二階段整頓;直到黃昏時,終於結束了我的「做作」任務。
 
我想小小的幾坪辦公室,前後大約花了我將近10小時的整頓吧。大部分的時間,我都是花時間在「丟棄東西」,少數時間花在重置、整理、清潔。我清出了好多東西(留下的東西顯然比被丟走的東西少很多),也得到了幾個今後絕對要遵守的原則:
 
  • 所有資料能掃瞄當下即掃瞄或電子化:偶而我會累積大量資料再備份,原本以為會是畢其功於一役,但卻是越積越多、越來越不想碰。
  • 文件資料盡可能地不留存紙本:以往我除了習慣將文件資料掃瞄外,為了怕未來有啥特殊需要,所以很多專案文件我都還是會整理、裝袋留下紙本,以備不時之需;但這麼多年下來,這些紙本資料就還是原本那樣,「不時之需」始終沒有發生。
  • DM等文宣資料當下翻完即丟:我總以為自己未來可能還會閱讀這些形形色色的文宣資料、需要參考它們;但殊不知,那些被我暫擺到一旁的文宣資料在我需要時,我可能還不知道我曾經擁有過它、可以參考它。
  • 有需要的贈品、紀念品、獎品才拿:我辦公室裡多的是沒拆封的贈品、紀念品或獎品,或是僅拆封而未用過(或用過少數幾次)的東西;想當初拿到這些東西時,我還以為需求是可以被創造的,但沒想到沒多久後我卻棄之如敝屣,還不如當初拿到時就物盡其用轉贈給真正需要的人。
  • 不亂買東西:理由類似上項。
  • 所有東西都有一定位置:用畢一定歸位,不要有「等一下」心態,等一下的結果往往是「不會發生」或是造成後續其他東西也得跟著「等一下」再處理。

電子資料的管理也許我還OK,但實體資料的管理卻是我得再學習的一大課題。這兩天我算是發揮了「捨」的極致,以前總有「這以後可能會需要」、「這以後可能會有用」的心態而「捨不得」;但事實上,「捨」不但沒有形成「失去」的感覺,反而有種釋放的舒服感。

週末到學校上班是讓人沮喪的,但今天,我卻快樂地享受週末在辦公室理工作的成就感。
 
PS.希望這狀況、這環境可以持續很久。

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    侯建良 發表在 痞客邦 留言(1) 人氣()